Adjoint(e) du/de la directeur(-trice) de la Qualité de la profession et du/de la superviseur(e) du secteur formation et prévention

• Assure le secrétariat du directeur ou de la directrice et du superviseur ou de la superviseure du secteur formation et prévention, notamment   :

  • Assure la production de documents tels que des lettres, rapports, ordres du jour et procès-verbaux;

  • Transmet divers documents requis selon les politiques établies, coordonne les réunions et assure les suivis demandés par le directeur ou la directrice et le superviseur ou la superviseure;

  • Tient l’agenda et fixe les rendez-vous ainsi que les dates de réunions, y compris les rencontres de service;

  • Effectue les réservations de salles, de moyens de transport et d’hébergements;

  • Effectue les recherches nécessaires aux suivis des demandes internes.

• Reçoit la correspondance ainsi que les appels téléphoniques et transmet l'information sur la nature des services offerts par le Service de la qualité de la profession ainsi que, dans certains cas, sur les autres services du Barreau. Le cas échéant, transmet la documentation pertinente selon les politiques établies et achemine l’appel au supérieur immédiat ou à la supérieure immédiate ou à la personne concernée;

• Effectue le suivi administratif et financier des activités et des activités de formation du service, y compris la réception, la vérification et l’imputation des factures du service, ainsi que la participation à la compilation et au suivi de certaines données financières et administratives liées aux activités de formation continue;

• Assiste, au niveau administratif, le directeur ou la directrice et le superviseur ou la superviseure dans la préparation du budget du service;

• Veille à la gestion et à la mise à jour de la documentation du secteur, afin de participer à assurer la qualité, la cohérence des pratiques et l’accessibilité de l’information;

• Assure l’organisation matérielle du personnel du service, y compris la commande des fournitures de bureau;

• Assure l’intégration et la formation des nouveaux employés ou des nouvelles employées.

Tâches liées aux accréditations

• Au besoin et en support à l’agent administratif ou l’agente administrative aux formations et à la gestion des accréditations, assure la gestion administrative des accréditations liées à divers comités (Comité aviseur (COAMF), Comités des accréditations (médiation familiale, médiation civile, commerciale et travail, petites créances, arbitrage et autres)  :

  • Reçoit les demandes d’accréditation et s’assure de leur conformité;

  • Produit les lettres, accréditations et documents;

  • Assure la mise à jour au Tableau de l’Ordre du Barreau, au ministère de la Justice et au site Web du Barreau;

  • Répond aux questions générales des membres en lien avec les accréditations.

  • Assure la logistique des comités, agit comme secrétaire et produit les procès verbaux.

Autres tâches

• Assure le secrétariat du Comité de la formation continue obligatoire  :

  • Prépare les ordres du jour et les demandes de résolutions;

  • Rédige les procès-verbaux et met à jour le tableau de suivi des décisions concernant les formations éthiques, déontologiques ou liées à la pratique professionnelle ainsi que les formations obligatoires équivalentes.

• Assure la coordination administrative des activités de gouvernance et de développement de la formation continue, notamment en  :

  • Assurant le suivi administratif des projets du secteur et des échéanciers;

  • Préparant, révisant et assurant le suivi de la documentation destinée aux différentes instances décisionnelles et consultatives;

  • Coordonnant le traitement des demandes liées à la reconnaissance des activités de formation dans le cadre du programme EDPP ainsi que d’appel de propositions;

  • Assurant le suivi administratif des collaborations, des ententes de partenariat et des projets visant le développement de l’offre de formation.

• Au besoin, participe à la logistique, à l’organisation et au déploiement d’activités de formation, y compris aux communications à l’égard des participants ou participantes ainsi qu’à l’envoi d’attestations et de confirmations;

• Effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs.