Conseiller ou conseillère en gestion du changement organisationnel

Le conseiller ou la conseillère en gestion du changement organisationnel, contribue à la réalisation des initiatives de transformation du Barreau du Québec en veillant à l'appropriation durable des changements technologiques, organisationnels et opérationnels par les équipes et les gestionnaires. À titre d'expert-conseil ou d’experte-conseil au sein de la gouvernance des projets, la personne titulaire du poste identifie et analyse à haut niveau les impacts humains, organisationnels et culturels des initiatives de transformation, évalue la capacité de l'organisation à absorber le changement, identifie les risques de saturation organisationnelle, élabore et pilote le plan de gestion du changement, et soutient les gestionnaires dans leur rôle d'acteurs du changement.

Il ou elle confie aux directions concernées les analyses détaillées et les activités relevant de leur expertise, notamment à la direction des ressources humaines et matérielles et au secteur des communications, et intègre leurs livrables au plan de gestion du changement. Par ses analyses et ses recommandations, elle contribue à la prise de décision, à la création de valeur et à la réalisation des bénéfices attendus des initiatives de transformation en favorisant l'adhésion, l'intégration et la pérennisation des nouvelles pratiques de travail.

Analyse et diagnostic organisationnel

• Identifier et analyser à haut niveau les impacts des initiatives de transformations  :

  • Identifier les impacts sur l’ensemble des dimensions organisationnelles : structure, processus, organisation du travail, outils, y compris technologiques, connaissances et compétences, communication, culture et climat;

  • Produire la cartographie des impacts par direction et par équipe et l’analyste d’impact à haut niveau;

  • Identifier les postes touchés et les besoins de formation découlant des changements;

  • Évaluer la capacité des directions et des équipes à absorber les changements proposés;

  • Identifier, analyser et documenter les risques liés à l'adhésion, à l'appropriation, à la mobilisation et à la saturation organisationnelle.

  • Réaliser l’analyse détaillée des impacts sur la culture organisationnelle;

• Collaborer avec l’analyste d’affaires et l’équipe de projet, responsables de l’analyse détaillée des processus, de l’organisation du travail et des outils, afin d’évaluer la charge humaine que représentent ces changements et d’en intégrer les contacts au plan de gestion de changement;

• Émettre des recommandations visant à faciliter l'intégration durable des changements.

Gestion et accompagnement du changement

• Piloter la gestion du changement des initiatives de transformation  :

  • Élaborer, mettre en œuvre et assurer le suivi du plan de gestion du changement de chaque initiative, en collaboration avec la direction des ressources humaines et matérielles, le secteur des communications et l’équipe projet;

  • Intégrer au plan de gestion du changement les livrables des directions concernées (formation, plan de communication, ajustements organisationnels) et assurer le suivi, notamment afin que la formation soit réalisée avant la mise en production;

  • Planifier et coordonner les activités d'accompagnement, de sensibilisation et de préparation organisationnelle;

  • Élaborer les messages clés et la foire aux questions de chaque initiative et les transmettre au secteur des communications, responsable du plan de communication et de sa mise en œuvre;

  • Accompagner et coacher les gestionnaires dans l'exercice de leur rôle d’acteurs et de leaders du changement;

  • Accompagner les équipes dans les différentes phases d'appropriation des changements et contribuer à la gestion des préoccupations, des résistances et des enjeux d’adaptation; diriger vers la direction des ressources humaines et matérielles les situations relevant de la gestion de la contribution ou des relations de travail;

  • Accompagner les équipes touchées par le retrait de systèmes ou d’outils existants, y compris les outils développés localement, et signaler au ou à la responsable du Bureau de projets intégrés tout retrait prévu avant que la solution de remplacement soit validée et maîtrisée;

  • Développer et animer, au besoin, des réseaux de collaborateurs ou collaboratrices ou d'agents ou d’agentes de changement.

• Développer les livrables requis en gestion du changement et assurer leur mise à jour.

Gouvernance et soutien à la prise de décision

• Contribuer à la gouvernance des initiatives de transformation  :

  • Préparer des dossiers décisionnels en fournissant des analyses des impacts humains et organisationnels;

  • Identifier et documenter les risques humains, culturels et organisationnels susceptibles d’affecter l’atteinte des bénéfices visés par les projets;

  • Signaler au ou à la responsable du Bureau de projets intégrés les risques de surcharge organisationnelle et formule des recommandations relativement au séquencement ou à l’ajustement des initiatives lorsque ces risques le justifient;

• Contribuer à l’évaluation de la capacité organisationnelle et du rythme de transformation à l’échelle du portefeuille.

Mobilisation et développement des compétences organisationnelles

• Animer les démarches collectives liées aux initiatives de transformation  :

  • Animer des ateliers d’analyse, groupes de travail, et activités de consultation ou de mobilisation et coacher les équipes qui y participent;

  • Faciliter le dialogue entre les parties prenantes afin de favoriser une compréhension commune des changements;

  • Contribuer au développement des compétences en gestion du changement des gestionnaires, des équipes et des parties prenantes.

Mesure des résultats et amélioration continue

• Mesurer l’évolution de l’appropriation et de l’intégration des changements à l’aide d’indicateurs et d’outils de suivi;

• Contribuer à la récupération des bénéfices après l’implantation en analysant l’intégration durable des changements dans les pratiques de travail, en identifiant les écarts observés et en recommandant des interventions ciblées pour consolider les bénéfices;

• Documenter les leçons apprises, contribuer à la diffusion des bonnes pratiques et participer à l’amélioration continue des pratiques, outils et méthodes d’accompagnement du changement.

Interfaces avec les directions concernées

• Confier aux directions concernées les analyses détaillées et les activités relevant de leur expertise et en assurer l’intégration au plan de gestion du changement (ex. : direction des ressources humaines et matérielles et l’analyse détaillée des impacts sur la structure, les connaissances et les compétences, direction des communications et le plan de communication et sa mise en œuvre.).