Adjoint ou adjointe à la gestion du secteur de l’inspection professionnelle

Assure le secrétariat du responsable ou de la responsable de l’inspection professionnelle et du coordonnateur ou de la coordonnatrice inspection régulière, notamment :

• Prépare, rédige et/ou révise divers documents;

• Procède à l’ouverture, au classement, au suivi et à la fermeture des dossiers sous sa responsabilité et des documents s’y rattachant;

• Tient les agendas de délais quant au suivi de dossiers, aux auditions, prescriptions, rendez-vous et autres échéances afférentes aux divers processus;

• Gère l’organisation, la planification et la logistique des rencontres internes;

• Effectue les recherches nécessaires aux suivis de diverses demandes, y compris dans le cadre de procédures spéciales;

• Contribue à la révision ainsi qu’à la mise en œuvre des processus, politiques et procéduriers.

Traite la correspondance ainsi que les appels téléphoniques;

Assure la gestion de la boîte courriel générale du secteur des inspections professionnelles, y compris le classement des courriels dans les dossiers correspondants;

Collabore à la préparation des rapports de dépenses en effectuant le suivi des dépenses du secteur de l’inspection professionnelle ainsi que la réception, la vérification et l’imputation des factures, y compris le suivi auprès du Service des finances;

Tout en contribuant à l’identification des besoins afférents auprès du personnel concerné, assure le suivi de diverses demandes liées aux besoins technologiques, logistiques et matériels du secteur des inspections professionnelles, y compris le suivi des feuilles de temps, la gestion des espaces de travail, le calendrier des absences et des vacances;

Assure auprès du personnel de l’équipe de l’inspection professionnelle une vigie au niveau du respect de la classification adéquate des dossiers et documents et assure la mise à jour de la convention de nommage selon l’évolution des besoins;

Collabore aux communications externes destinées aux membres;

Assiste, au niveau administratif, le responsable ou la responsable de l’inspection dans la préparation du budget du service;

Appuie ses supérieurs ou supérieures dans les processus d’embauche et assure l’intégration des nouvelles ressources;

Collabore au suivi des demandes de vérifications des membres du Tableau de l’Ordre;

Effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs ou supérieures.