Adjoints ou adjointes à l’inspection

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Le Barreau du Québec cherche ses futurs adjoints ou ses futures adjointes à l’inspection pour trois postes permanents syndiqués.

Le ou la commis de service a comme principale responsabilité de recueillir de différentes sources toutes les demandes écrites venant du public qui doivent être traitées par le Bureau du syndic. Il ou elle doit, dès réception, créer un dossier électronique et physique et, ensuite, produire un accusé de réception. Il ou elle exécute aussi diverses tâches liées à la bonne marche des activités du Bureau du syndic.

Quel sera votre rôle?

Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les missions suivantes  :

• Effectuer l’analyse préliminaire de la documentation transmise par les membres inspectés (copie de dossiers, procédures, comptabilité, etc.) ou les candidats à la réinscription pour en vérifier la conformité, déterminer l’urgence du traitement à y donner et procéder aux suivis nécessaires;
• Préparer, rédiger et/ou réviser divers documents (rapports, procédures, cahiers de pièces et/ou de sources, demandes d’enquête, plans, dossiers de réinscription, etc.), y compris des outils technologiques, en plus de contribuer à la production de diverses statistiques. Ce faisant, contribuer, en collaboration notamment avec les autres adjoints ou adjointes à l’inspection, à la révision ainsi qu’à la mise en œuvre des processus, politiques et procéduriers; 
• Assurer la gestion ainsi que la classification adéquate des dossiers et des documents afférents, y compris la fermeture et l’archivage de ces derniers, tout en effectuant les saisies pertinentes au système informatique;
• Tenir les délais quant au suivi de dossiers, aux auditions, prescriptions, rendez-vous et autres échéances afférentes aux divers processus. Ce faisant, effectuer les rappels et les suivis nécessaires dans les dossiers;
• Fixer les rendez-vous avec les intervenants ou les intervenantes internes et externes, les membres inspectés et les candidats à la réinscription et en assurer la logistique. Ce faisant, assurer la gestion des calendriers afférents;
• En plus d’agir à titre de personne-ressource auprès des inspecteurs et experts en déplacement ainsi qu’à l’égard de tout enjeu technologique, participer au traitement des appels téléphoniques adressés aux inspecteurs et conseillers à l’inspection professionnelle, tout en répondant aux demandes et questions des autres départements ainsi que de divers acteurs externes (membres inspectés, candidats à la réinscription, maître de stage, tuteur ou tutrice, etc.);
• Effectuer les procédures nécessaires en prévision de la nomination d’experts;
• Assurer, le cas échéant, le suivi des significations par huissiers et les notifications par courriel;
• Collaborer aux communications externes destinées aux membres, incluant la transmission d’envois massifs tels que les questionnaires axés sur les risques;
• Effectuer toute autre tâche demandée par ses supérieurs ou supérieures.

Qualifications requises

Ce poste est fait pour vous si  :

Vous possédez :

• Un diplôme d'études collégiales ou l'équivalent;
• Trois années d’expérience pertinente.

Vous êtes reconnu ou reconnue pour  :

• Votre organisation et votre gestion des priorités;
• Votre rigueur;
• Votre travail d’équipe;
• Votre capacité à entretenir de bonnes relations avec vos collègues;
• Votre capacité d’adaptation;
• Votre flexibilité et votre polyvalence;
• Votre service à la clientèle;
• Votre excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Votre maîtrise avancée de la suite Microsoft Office.